Кадровое делопроизводство

Для качественного оформления хозяйственной деятельности организации современному предпринимателю необходимо не только знать, какие существуют кадровые документы, но и уметь правильно их составлять, хранить, систематизировать, то есть владеть всей техникой кадрового делопроизводства.
Основным способом придания решениям руководителя организации юридически значимой силы является издание распоряжения или приказа.
Обязательность использования приказов закреплена в статьях ТК РФ и органически вытекает из функций, выполнение которых возлагается на директора.
Госкомстат в 2004 году в постановлении № 1 привел унифицированные формы приказов в сфере труда и его оплаты. При этом, работодатель имеет право видоизменить данные образцы путем внесения соответствующих реквизитов.
Для идентификации определенного документа, в нем указывается номер и дата его вынесения. Дата проставляется в день его подписания, а в некоторых случаях составления. Номер акта означает, что он был зарегистрирован в установленном для этого порядке.
По своей природе приказ является правовым документом, поэтому его составление должно производиться по правилам, установленным ГОСТ-ом о делопроизводстве и архивном деле (Р 51141-98).
Данным ГОСТ-ом приведены основные требования, предъявляемые к кадровому делопроизводству, как к процессу записи информации на различные носители.
Законодательного регламента по юридическому оформлению властных распоряжений работодателя на данный момент не существует, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать и утвердить такого рода правила.
В регламенте кадрового делопроизводства следует отразить необходимость обязательного указания в распоряжениях, приказах следующих реквизитов:
— наименование организации;
— вид документа;
— место вынесения приказа (распоряжения);
— удостоверение подлинности документа (подпись, печать);
— дата составления или подписания документа;
— регистрационный номер.
При этом в предлагаемом положении следует провести грань между электронными и обычными, бумажными документами.
Говоря о кадровом делопроизводстве, хотелось бы указать, что оно включает работу не только с общеобязательными кадровыми документами, но и с не менее важными рекомендательными, вспомогательными локальными актами, про ведение которых работодатели часто забывают.
Принятие такого рода документов позволяет систематизировать учет принятых в организации правовых актов, к ним относят:
— Книгу учета движения трудовых книжек и их вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков данных документов. ИП имеет право не использовать данный кадровый документ.
— Журнал учета работников, направляемых в служебные командировки.
— Журнал учета работников, принятых в фирму для прохождения командировки.
— Журнал учета проверок.
— Журнал регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве.
— Журнал ознакомления работников с принятыми в фирме локальными актами.
— Журнал регистрации прохождения работниками мед. осмотра.
— Журнал учета заключенных работодателем срочных трудовых договоров.
— Журнал учета приказов по личному составу.
— Журнал учета личных дел. Этот кадровый документ используется в рамках государственных и муниципальных учреждений.
— Журнал учета листков временной нетрудоспособности.
— Журнал учета выдачи справок.
— Журнал учета работников.

Принятие кадрового документа является основой делопроизводства, однако их правильное хранение обеспечивает гарантии долгосрочной защиты прав как работодателя, так и его работников.
Так, большинство локальных актов и документов должны сохраняться в течение 75 лет, например:
— трудовые договоры, личные дела работников – хранятся 75 лет;
— трудовая книжка – храниться до прекращения с гражданином трудовых отношений. Невостребованные книжки также сохраняются в течение 75 лет;
— табели, графики учета трудового времени хранятся 5 лет. Если работа, связана с тяжелыми, вредными условиями – 75 лет;
— переписка по воинскому учету работников держится работодателем 3 года.

Законодательством России не предусмотрено какого-либо четкого, общего перечня документов, которые должны быть приняты организацией. Поэтому в конечном счете каждый предприниматель в индивидуальном порядке определяет порядок кадрового делопроизводства.

Наша юридическая фирма готова оказать Вам помощь в составлении, оформлении, правовом анализе правовых документов. Получить консультацию наших юристов, можно обратившись по телефонам, указанным на нашем сайте.

Поделиться этим материалом в социальных сетях